Interim Office Management – Struktur und Entlastung für Ihr Unternehmen

Ich unterstütze Unternehmen projektweise oder als Vertretung im operativen Office Management.

Ob bei personellen Engpässen, erhöhtem Arbeitsaufkommen oder im Rahmen von Projekten – ich sorge für reibungslose Abläufe und eine professionelle Organisation im Tagesgeschäft.

Leistungen allgemein

• Office Management
• Büroorganisation
• Prozessoptimierung
• PMO-Unterstützung
• Termin- und Reisemanagement
• Schnittstelle zwischen Management und Fachbereichen
• Projektkoordination

Büro-Infrastruktur & Workspace Management

• Standort- & Raumorganisation: Verwaltung, Gestaltung und Optimierung der physischen und digitalen Arbeitsumgebung (Desk-Sharing, Meetingräume, Equipment).
• Dienstleister- & Lieferantensteuerung: Verhandlung, Koordination und Qualitätssicherung von Dienstleistern (Reinigung, IT-Support, Vermieter, Catering, Verbrauchsmaterial).
• Einkauf & Supply Management: Zentraler Einkauf von Bürobedarf, Technik-Basics und Verpflegung inkl. Budgetüberwachung.

Prozessoptimierung & Digitalisierung

• Strukturierung von Büroabläufen: Aufbau und Pflege von klaren Standard-Betriebsabläufen (SOPs), digitalen Ablagesystemen und Wissensdatenbanken (z. B. Notion, Confluence).
• Schnittstellenmanagement: Reibungslose Organisation der Informationsflüsse zwischen Fachabteilungen (HR, IT, Buchhaltung).
• Onboarding-Infrastruktur: Bereitstellung der physischen und digitalen Arbeitsplätze für neue Mitarbeitende (Schlüssel, Hardware, Zugänge).

Administration & Compliance

• Zentraler Post- & Posteingangsworkflow: Digitalisierung und Zuordnung des gesamten Dokumentenflusses.
• Erste Anlaufstelle & Empfang: Professionelles Repräsentieren des Unternehmens nach außen für Gäste, Dienstleister und Lieferanten.
• Arbeitsschutz & Dokumentation: Sicherstellung von Grundstandards bezüglich Arbeitssicherheit, Ersthelfer-Organisation und Erstkontakt bei Facility-Fragen.